¿Cómo gestionar unidades de manera masiva dentro de mi comunidad?
Para esta sección la encontramos en la parte izquierda de la plataforma en Comunidad, después nos dirigimos a Gestionar Unidades.
En la sección de Gestionar Unidades dentro de la comunidad se pueden hacer de dos formas la primera es de forma individual y la segunda es de forma masiva.
Al ingresar a Gestionar Unidades encontramos dos opciones de Agregar Unidad y de Importar Unidad.
Seleccionamos la opción de Importar Unidades donde realizaremos el registro masivo.
Nos mostrará un mensaje indicándonos que para realizar el ingreso de unidades masivas, hay que descargar un formato Excel el cual está en Descargar Formato, en el cual también nos dice que encontraremos dos pestañas dentro de este donde indicarán cómo se debe llenar el documento, después seleccionamos el espacio y subimos el archivo en Adjuntar Archivo de Unidad para realizar la verificación en la opción de Validar Archivo, si la validación es correcta nos mostrará la opción de Procesar Unidades Masivas y en caso de que no sea así, se debe realizar las correcciones y repetir el proceso de validación.
Damos clic en Descargar Formato, abrimos el archivo que descargamos nos mostrará dos pestañas o hojas en el excel, una donde diligenciamos la información y otra donde están los instructivos de cómo llenar el formato.
Revisamos los Instructivos, para saber cómo vamos a llenar los campos que nos piden en el formato de unidades masivas.
Nos dirigimos a la pestaña de formato unidades masivas, el cual completamos la información de acuerdo a los instructivos.
Nota: No es importante registrar la información del propietario y residente a tiempo.
Ingresamos la nomenclatura es el indicador que diferencia a cada unidad el cual es obligatorio registrarlo, en este caso sería, A-2, A-3 y así sucesivamente donde la A indica la casa y el número que indica el número específico de la unidad.
Ingresamos el Tipo de Unidad que es requerido, donde se indica que es la unidad en este caso es una Casa.
Seleccionamos el Tipo de persona del propietario Jurídica o Natural el cual es obligatorio,
- Si la persona es de tipo Natural se llenaran los campos de PN Nombres del copropietario, PN Apellidos del copropietario, Tipo de documento el cual se puede realizar la selección de CC, TI, CE, NIP, NUIP, VISA y Número de documento del copropietario, colocarlos sin puntos ni caracteres.
- Si la persona es de tipo Jurídica se llenaran los campos de PJ razón social del copropietario, Tipo de documento de copropietario en cual se seleccionará NIT, Número de documento del copropietario, colocarlos sin puntos ni caracteres.
Ingresar el Correo del Copropietario es un requisito para completar el registro, es opcional pero se recomienda completar la información para tener un registro completo de cada unidad.
Nota importante: El correo electrónico es individual y está asociado a un solo usuario, si se registra varias unidades con el mismo correo, automáticamente se asocia la validación del registro al usuario registrado inicialmente al correo.
Ingresamos el Número Telefónico, es importante para poder mantener informado al propietario de lo que pasa en la comunidad, aunque no es obligatorio registrarlo.
El registro de Residente no es obligatorio colocarlo es opcional pero si se adiciona hay que colocar toda la información del mismo.
Indicamos el Tipo de persona del residente Jurídica o Natural el cual es obligatorio,
- Si la persona es de tipo Natural se llenaran los campos de PN Nombres del residente, PN Apellidos del residente, Tipo de documento el cual se puede realizar la selección de CC, TI, CE, NIP, NUIP, VISA y Número de documento del residente, colocarlos sin puntos ni caracteres.
- Si la persona es de tipo Jurídica se llenaran los campos de PJ razón social del copropietario, Tipo de documento de residente en cual se seleccionará NIT, Número de documento del residente,colocarlos sin puntos ni caracteres.
Ingresar el Correo del residente es un requisito para completar el registro, es opcional pero se recomienda completar la información para tener un registro completo de cada unidad.
Nota importante: El correo electrónico es individual y está asociado a un solo usuario, si se registra varias unidades con el mismo correo, automáticamente se asocia la validación del registro al usuario registrado inicialmente al correo.
Ingresamos el Número Telefónico, es importante para poder mantener informado al residente de lo que pasa en la comunidad, aunque no es obligatorio registrarlo.
Después de llenar los campos, guardamos el archivo.
Seleccionamos el Espacio y subimos el archivo desde Adjuntar Archivo de Unidades para validarlo seleccionamos la opción validar Archivo.
En caso de que la validación no sea la correcta entonces nos mostrará un mensaje y nos descarga un archivo indicándonos las novedades de por las que el archivo no se validó correctamente, corregimos y volvemos a realizar el proceso de subir el archivo y validarlos.
Si las validaciones están correctas, nos mostrará un mensaje diciendo que la validación fue exitosa y podrás dar clic en la opción procesar Unidades masivas, para completar el proceso, también nos descarga un archivo excel donde nos muestra un resumen de que se realizaron correctamente las validaciones.
Damos clic en Procesar Unidades Masivas, nos mostrará un mensaje indicándonos que se generó el resumen de unidades importadas que se puede verificar en las descargas.
El archivo descargado es un excel donde nos dice que las unidades se registraron correctamente.
Listo de esta manera se realiza la gestión de unidades masivas dentro de la comunidad.